Automatiserad ekonomirapportering - XBRL
Lösningar » Kommunernas ERP-lösning » Automatiserad ekonomirapportering - XBRL
Kommuninformation, ekonomirapportering, XBRL - Vad är det frågan om?
Aktörer som arbetar med ekonomirapporteringen är finansministeriet, Statskontoret, Statistikcentralen, Tieke (Utvecklingscentralen för Informationssamhälle rf) och Kommunförbundet.
XBRL står för eXtensible Business Reporting Language och är ett XML-baserat språk för ekonomisk rapportering. Dokument som sparas i XBRL-format kan företag och kommuner hantera och dela på ett effektivt sätt. Ekonomirapporter, som tidigare sändes i pappersformat eller i CSV-format, skickas i XBRL-format.
Varför XBRL?
Tack vare den automatiserade ekonomirapporteringen utnyttjas kommunernas ekonomiska information på ett mer effektivt sätt. Tidigare lägg kommunerna mycket tid på att skapa rapporter till olika myndigheter. Det här tog slut i och med när Statskontoret började samla in uppgifter till flera olika instanser samtidigt.
I datainsamlingen ske både innehållsmässiga och strukturella förändringar. Tidigare har kommunerna rapporterat om sina ekonomiska uppgifter, men i och med förändringarna blev det betydligt mer krångligt att föra statistik. En del av den information som krävs behöver finska staten, en del är uppgifter som EU kräver att få ta del av.
Finska staten använder de rapporterade uppgifterna för att skapa prognoser som kan analyseras för att få en uppfattning om hur det går för kommunerna och vad alla olika funktioner kostar. Europeiska unionen ställer i sin tur egna krav på den information som samlas in. Unionen behöver till exempel uppgifter om sektorindelning, alltså om samarbetspartners, för att få en uppfattning om hur mycket kommunerna köper från andra kommuner, försäkringsbolag osv.
När förändringarna träder i kraft ska alla ekonomiska uppgifter rapporteras väldigt noggrant. I dagsläget är det svårt att bedöma hur omfattande förändringar det kommer att bli, men säkert är att kommunernas rapportering kommer att påverkas i allra högsta grad och att det i sin tur kommer att innebära kännbara tilläggskostnader för många kommuner.
Vem berörs av de förändringar som den automatiserade ekonomirapporteringen för med sig?
Statistikcentralen har redan länge krävt att finländska kommuner för statistik över sin bokföring, som visar kommunens inkomster och utgifter. Förändringarna i ekonomirapporteringen innebär att mängden information som rapporteras ökade markant.
Lagen trädde i kraft år 2021. Statskontoret kräver att kommunerna gör serviceklassificeringar för alla konton. Serviceklassificeringarna innehåller alla de tjänster som kommunen erbjuder. Antalet celler börjar närma sig tiotals miljoner så det är förståeligt att det tar väldigt lång tid att bearbeta materialet manuellt.
Utmaningar med automatiserad ekonomirapportering
Den största utmaningen med automatiserad ekonomirapportering är att alla kommuner måste vara mycket noggranna då de rapporterar information. I kommunerna är det oftast bokförarna som har ansvar för rapporteringen, eller ekonomispecialister som jobbar på högre nivå.
I praktiken finns en del av de uppgifter som ska rapporteras redan i systemet. Serviceklassificeringen är ett exempel på ett område där antalet klasser ökat rejält, vilket betyder att redovisningen behövs göras mycket noggrannare än tidigare. Risken för misstag ökar om bokföraren sköter rapporteringen manuellt. För kommunerna är systemet med automatiserad ekonomirapportering ett bättre, snabbare och säkrare alternativ.
Den automatiserade ekonomirapporteringen för också med sig tekniska utmaningar, då kommunernas ekonomisystem ska anpassas till förändringarna.
Vad är Abilitas lösning?
Abilitas kunder behöver inte förstå rapporteringens tekniska format (XBRL), eftersom vi på Abilita sköter den biten. Våra kunder får de uppgifter som behövs för rapporteringen helt automatiskt ur systemet. Den information som ska rapporteras kan kommunerna alltså skicka direkt från det Unit4 ERP-system som de använder.
Många kommuner i Finland gör fortfarande de rapporter som krävs manuellt, ett tidsdrygt arbete som stjäl otaliga arbetstimmar varje år. Abilitas kunder har redan i 20 års tid fått de uppgifter som ska rapporteras direkt ur systemet, så för dem känns inte förändringarna i och med den automatiserade ekonomirapporteringen speciellt dramatiska.
De kommuner som använder systemet Unit4 ERP behöver inte bekymra sig över de förändringarna i samband med den automatiserade ekonomirapporteringen. Unit4 ERP kan anpassas till kundens behov, eftersom det alltid går att skapa nya grunduppgifter i systemet när det kommer nya helheter som ska rapporteras. Det bästa är, att Abilitas kunder inte behöver oroa sig eftersom vi ser till att alla nödvändiga uppgifter/celler, som service-, konto- och sektorklassificering, går att skicka direkt ur systemet.
Rapporteringen skickas i XBRL-format till Statskontoret med hjälp av web service. De som använder Unit4 ERP har en funktion i systemet, där de enkelt kan sända rapporter genom att trycka på en “Skicka”-knapp. Användaren behöver alltså inte kontrollera i vilket format siffrorna sänds, systemet ser till att informationen paketeras i XBRL-format. För våra kunder räcker det med att behärska själva redovisningen. Vi sköter alla tekniska omständigheter. Vi ordnar också utbildningar för våra kunder i automatiserad ekonomirapportering och det system som hör till, så att våra kunder får en inblick i hur systemet är uppbyggt.
