Kommunernas ERP-lösning
Den nya generationens ERP-lösning för tjänsteproducerande organisationer
Tjänsteproducerande organisationer, såsom kommuner, behöver en systemlösning utvecklad med fokus på användarnas behov som stöder kommunikationen, planeringen samt problemlösningen inom organisationen. Unit4 ERP skiljer sig från andra lösningar. Unit4 utgår från användarna, organisationen och dess behov. Systemet är byggt för offentlig verksamhet och är ända från början utvecklat för användarna.
Med skalbara och flexibla lösningar kan offentliga organisationer åstadkomma mycket mer med mindre resurser. Nu är det du som bygger regelverket !
Unit4 ERP erbjuder lösningar för följande kärnområden:
Ekonomiförvaltning samt HR och löneräkning i samma system och samma databas ger betydande fördelar bl.a med tanke på rapporteringen. Inga gränssnitt, inga överföringar mellan olika system och inget externt rapporteringssytem utan all rapportering direkt från systemet.
En kostnadseffektiv lösning också vid förändrade förhållanden
Offentliga organisationer har svårt att följa upp samt uppnå sin målsättning med informationen spridd i flera (oftast) bristfälligt integrerade system.
Efter att ha opererat i över 30 år med offentliga organisationer vet vi vikten av att:
- snabbt kunna planera och verkställa i kontinuerligt förändrade förhållanden
- upprätthålla samt utveckla verkamhetens genomskinlighet och styrning
- kunna fatta beslut på basen av pålitlig, aktuell och rätt information
Unit4 ERP är ett flexibelt verksamhetsstyrningssytem som är lätt att anpassa efter organisationens behov och förändrade förhållanden. När alla centrala funktioner är integrerade i samma system är all information direkt tillgänglig i alla moduler.
Allt oftare är kunderna intresserade av kostnaderna för förändringar av datasystemen eftersom man förstått att en betydande del av totalkostnaderna just uppstår vid förändringar. Unit4 ERP är fortsättningsvis en kostnadseffektiv lösning också vid förändrade förhållanden.
Unit4 ERP är den mest använda ERP-lösningen inom offentlig förvaltning i de Nordiska länderna och fullständigt lokaliserad för finländsk kommunal verksamhet.
Unit4 ERPs fördelar
Unit4 ERP kan lätt konfigureras efter förändringar i organisationen eller omgivningen. Eftersom Unit4 ERP är ett helt integrerat system behöver ändringar bara göras en gång.
Unit4 ERPs varumärke är låga kostnader vid förändring (TCC Total Cost of Change). Fokuset flyttas allt mera från helhetskostnaderna (TCO Total Cost of Ownership) till TCC pga att kostnaderna vid förändring utgör en stor del av totalkostnaderna.
In business for people.
ERP Q & A
1. Vad är ERP?
När vi talar om ERP (Enterprise Resource Planning) syftar vi oftast på en bred programvarulösning, som ersätter flera tidigare system. Redovisnings-, ekonomi- och personalhantering är exempel på funktioner som kan ingå i ett och samma ERP-system.
2. Varför ERP?
ERP ersätter flera separata system, vilket betyder att användaren slipper hantera olika gränssnitt och inte behöver slösa tid på att uppdatera samma uppgifter i olika system. Ett ERP-system ger inte bara användaren betydligt bättre kontroll och översikt, det förbättrar också verifieringskedjan, underhållet och rapporteringen på ett märkbart sätt.
3. Fördelarna med en bred och sammanhängande helhet?
- Samma användargränssnitt
- Samma grunduppgifter
- Information registreras endast en gång
- Uppgifter uppdateras direkt i olika programmoduler
- Fullständig kontroll (t.ex. möjlighet att följa faktureringsprocessen i realtid)
- Inget behov av att köpa separata gränssnitt och underhåll för dem. Inga uppgifter behöver överföras mellan systemen och det räcker med att uppdatera information på ett ställe.
- Nivån på rapporteringen når nya höjder när all information är lättillgänglig.
4. Vad är viktigt att tänka på när du väljer ERP-system?
- Omfattning
Den som ska skaffa en ERP-lösning behöver först bestämma hur omfattande systemet behöver vara. Vilka alla affärsprocesser och -funktioner vill du sammanföra och hantera i en och samma programvarulösning? Det här beslutet och dess avgränsningar kommer att påverka antalet leverantörer och utbudet av lösningar.
Den som ska skaffa en ERP-lösning behöver först bestämma hur omfattande systemet behöver vara. Vilka alla affärsprocesser och -funktioner vill du sammanföra och hantera i en och samma programvarulösning? Det här beslutet och dess avgränsningar kommer att påverka antalet leverantörer och utbudet av lösningar.
Vissa processer och funktioner är smartast att hantera med en så kallad best-of-breed-lösning, ett delsystem som utvecklats för en specifik funktion. När det gäller den här biten är det svårt att ge allmänna råd, eftersom organisationer och deras behov är så olika. Det är ändå bra att utgå från styrning och rapportering. Vilken helhet stöder rapportering och informationsbaserat beslutsfattande på bästa sätt? Mellan vilka processer och funktioner är det krångligt, tekniskt utmanande eller dyrt att överföra information? I vilka situationer skapar informationsöverföringen problem som försvårar processhanteringen? - Målgrupp
När du jämför olika lösningar är det bra att komma ihåg vem de ursprungligen utvecklades för. Offentliga sektorn har till exempel helt andra behov än tillverkningsindustrin. Alla lösningar passar inte för alla. Även om en viss lösning uppfyller lagstadgade kriterier behöver det inte betyda att det är den mest lämpliga lösningen för dig. - Flexibilitet
Med ett flexibelt system följer två stora fördelar:
1. Systemet kan anpassas till förändringar i verksamhet eller organisation. Ett oflexibelt datasystem kan i värsta fall bromsa organisationens utveckling och förhindra att den når sin optimala funktion.
2. Systemförändringar kostar inte skjortan. Ett oflexibelt datasystem kan vara dyrt att förändra, men det är kostnader som sällan diskuteras på förhand. De här siffrorna brukar inte heller synas i offerter. - Teknik
Satsa på modern teknik. Är systemet uppbyggt på teknik som kommer att användas och underhållas ännu om tio år? Hur framstegsvänligt är systemet egentligen? Dagens system måste kunna utnyttja ny teknik som automatisering, robotik, bildtolkning och röststyrning. - Leverantör
När du väljer system lönar det sig också att välja leverantör med omsorg. Ett datasystem är sist och slutligen bara ett verktyg, men det är leverantören som ansvarar för service och systemutveckling. Välj en leverantör med erfarenhet och kunnig personal.
En kompetent leverantör har noterat och implementerat nationella utvecklingsprojekt som Kanta-arkivet, inkomstregistret, informationsresursen Varda och automatiserad ekonomirapportering (XBRL). Har leverantören koll på förändringar i lagstiftningen och är kompetensen tillräcklig för att kunna berätta för kunden hur lagändringar kommer att påverka arbetsvardagen? Har leverantören den förmåga och vilja som krävs för att ständigt utveckla sin programvarulösning och anpassa den till kundens verksamhet?
En serviceinriktad leverantör som erbjuder ett välfungerande stöd gör ett bra jobb för sin kund. På hur många nivåer erbjuds stöd? Vilken nivå befinner sig experterna på? Vilka servicelöften ger leverantören? Svaren på dessa frågor kommer att påverkar hur smidigt stödet fungerar i praktiken.
