Ajankohtaista
Essote siirtyy Kanta-arkistoon etulinjassa
05.10.
Kanta on sosiaalihuollon ainoa virallinen sähköinen arkisto, jossa syyskuussa 2020 oli jo yli kuusi miljoonaa asiakirjaa. Näistä yli puolet on Abilitan asiakkaiden tallentamia
Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Essote aloitti jo vuonna 2017 valmistautumisen sosiaalihuollon Kanta-arkistoon liittymisestä ja joulukuussa 2018 Essote hyväksyttiinkin valtakunnallisesti kuudentena organisaationa sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttäjäksi. Sosiaalihuoltoa valtakunnallisesti viimeistään vuoden 2021 alusta velvoittava palvelutehtäväluokitus otettiin Essoten sosiaalihuollon päätietojärjestelmässä käyttöön keväällä 2020 ja työtä asian edistämiseksi edelleen tehdään koko ajan.
- Kanta-arkistoon siirrettävien asiakirjojen osalta pitkäaikainen ja pysyvä säilytys on turvattu kansallisten vaatimusten mukaisesti. Kannan kautta arkistoidut asiakirjat ovat kätevästi kaikkien niitä tarvitsevien saatavilla, tällä hetkellä toki vain oman organisaatiomme / yhden rekisterinpitäjän käytettävissä. Essotessa on useamman kuntayhtymän kunnan saman asiakastietojärjestelmän historiatietokanta. Kantaan siirron jälkeen historiatietoa voi etsiä vain yhdestä paikasta eli Kanta-arkistosta, ei enää monista eri tietokannoista. Kanta-arkistointi mahdollistaa myös paperiasiakirjojen aiempaa laajemman seulonnan ja hävittämisen, ja tuo sitä kautta myös fyysisiä arkistotiloja koskevia kustannussäästöjä, kertoo projektipäällikkö Auli Tiihonen Essotesta.
Abilita auttaa arkistoimaan tiedot Kantaan
Essoten käyttämästä sosiaalihuollon järjestelmästä ei pystytty siirtämään vanhoja tietoja suoraan Kantaan, joten Essote kilpailutti siirtotyön.
- Abilita voitti kilpailutuksen siinä mukana olleiden määritysten mukaisesti, heillä oli sekä sosiaalihuollon että tietojärjestelmäratkaisujen tuntemusta. Olemme saaneet Abilitalta asiantuntevaa opastusta monissa erilaisissa byrokratian kiemuroissa mm. Kelan suuntaan ja ohjeita mitä on tehtävä seuraavaksi ja miten, Auli Tiihonen sanoo.
Kun sosiaalihuollon asiakasasiakirjat siirretään Kanta-arkistoon, on niiden pitkäaikainen säilytys turvattu. Kaikki tiedot ovat saatavissa ja hyödynnettävissä kootusti virallisesta sähköisestä arkistosta. Essote on mukana isossa uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönotossa ja tavoitteena on, ettei kaikkea historiatietoa siirrettäisi uuteen järjestelmään, vaan se olisi käytettävissä Kanta-arkiston kautta.
- Ylipäätään tiedon hyödyntäminen, uusiokäyttö ja tiedolla johtaminen korostuvat nähdäkseni tulevaisuudessa myös sosiaalihuollossa yhä enemmän. On mielenkiintoista nähdä mihin Kannassa määrämuodossa olevaa dataa voisikaan käyttää, tietenkin asiakkaiden hyväksi palvelujen parempaa kohdentamista ja parempaa laatua silmällä pitäen kustannustehokkuus huomioiden, sanoo Auli Tiihonen.
Tiedonsiirtoprojekti on todella laaja, sillä siirrettävää dataa on paljon, mutta se on edennyt tosi sujuvasti.
- Tietojen siirtyminen oikeassa muodossa Kanta-järjestelmään on äärettömän tärkeää ja tiedon eheys ehdotonta. Tiedon tarkistusta tehdään jatkuvasti ja sikäli kun virheitä löytyy, raportoidaan niistä ja tehdään niihin korjaukset suunnitelman mukaista toimintatapaa noudattaen. Voimme hyväksyä vain virheettömän lopputuloksen, Auli Tiihonen painottaa.
Kanta-arkisto kasvaa vaiheittain
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tullaan tallentamaan kaikki sosiaalipalveluissa syntyvät asiakasta koskevat asiakirjat. Abilitan Sosiaalihuoltojärjestelmä on laaja A-luokan liitettävä järjestelmä, jossa kantaliittymällä on alusta alkaen pystytty arkistoimaan sekä vanhoja että uusia tietoja, myös kolmansien osapuolten järjestelmistä. Abilitan asiakkaat ovat olleet Kannan käyttöönoton etujoukoissa.
Vuosina 2018–2021 organisaatiot voivat ottaa käyttöön ensimmäisen vaiheen mukaiset perustoiminnallisuudet, joita ovat asiakastietojen arkistointi ja asiakastietojen hakeminen arkistosta rekisterinpitäjän omaan käyttöön. Toisen vaiheen käyttöönotettavia toiminnallisuuksia ovat vuodesta 2020 alkaen mm. asiakirjojen sähköinen allekirjoittaminen, asiakaskertomusmerkinnän rakenteinen tallentaminen ja rekisterinkäyttöoikeus.
Vaikka asiakastiedot arkistoidaan teknisesti yhtenäisessä muodossa, mikä mahdollistaisi tietojen siirtämisen järjestelmästä toiseen, tällä hetkellä arkistoon tallennetut asiakirjat ja metatiedot ovat vain rekisterinpitäjän omassa käytössä. Uudistuvan asiakastietolain myötä asiakastiedot tulevat olemaan myös muiden rekisterinpitäjien saatavilla, silloin kun tietoja tarvitaan ja niitä on oikeus käsitellä.
Lisätietoa https://www.kanta.fi/ammattilaiset/sosiaalihuollon-asiakastiedon-arkisto
Kirjoittaja: Kati Halonen
Lue lisää Abilita Sosiaalihuollosta
Takaisin tiedotteisiin
