XBRL - Automaattinen talousraportointi

XBRL, Kuntatieto, talousraportointi - Mistä puhutaan?

Kuntien ja kuntayhtymien taloustietojen raportointi uudistui. 

 

XBRL talousraportoinnin taustalla toimivat Valtiovarainministeriö, Valtiokonttori, Tilastokeskus, Tieke ja Kuntaliitto. Suomessa XBRL:n kehitystä edistää XBRL Suomi, joka toimii kansainvälisen XBRL-organisaation alaisuudessa.

XBRL eli eXtensible Business Reporting Language on XML-pohjainen kieli taloudellisten tietojen merkitsemiseen. XBRL-muodossa yritysten ja kuntien tietoja voidaan tehokkaasti ja tarkasti käsitellä ja jakaa. Taloustietoraportit, jotka ennen lähetettiin paperisena tai CSV-tiedostona, tullaan tulevaisuudessa lähettämään XBRL-muodossa. 

 

Miksi XBRL?

 

Talousraportoinnin automatisoinnin myötä kuntien taloustiedot saadaan tehokäyttöön. Kunnilla kului paljon aikaa raporttien laatimiseen eri viranomaisille. Tähän tuli muutos, kun Valtiokonttori ryhtyi keräämään taloustietoja useimpien tahojen puolesta. Muutos vaati kuntia siirtymään automaattiseen talousraportointiin, koska muutosten myötä manuaalisesti tehtävä raportointi veisi aivan liikaa aikaa.

 

Tiedonkeruuseen tuli niin sisällöllisiä kuin toiminnallisia muutoksia. Kunnat ovat aiemminkin joutuneet raportoimaan taloustietojaan, mutta nyt tilastointi moninkertaistui ja monimutkaistui. Osa vaadituista tiedoista on Suomen valtion tarvitsemia ja osa EU:n vaatimia. 

 

Suomen valtio käyttää raportoituja tietoja ennusteeseen ja tarkastelee niiden avulla kuinka kunnissa menee ja mitä kaikki eri toiminnot maksavat. Myös EU:lla on omat vaatimuksensa raportoitavien tietojen osalta. EU tarvitsee esimerkiksi tietoa sektoriluokituksista eli kumppaneista, saadakseen tietoonsa kuinka paljon kunnat ostavat muilta kunnilta, vakuutusyhtiöiltä jne.

 

Ketä automaattinen XBRL talousraportointi koskee?

 

Tilastokeskus on jo pitkään vaatinut Suomen kuntia tekemään taloustilastointia kirjanpidosta; kunnan kuluista ja tuotoista. Talousraportointia koskevat muutokset toivat mukanaan huomattavasti enemmän raportoitavaa. Tällä hetkellä on monta eri raportointikokonaisuutta, jotka kaikki pitää raportoida XBRL-muodossa. 

 

Valtiokonttori siis vaatii entistä tarkempaa raportointia ja tämä kaikki on pakollista kaikille Suomen kunnille. Uusi laki astui voimaan vuonna 2021. Valtiokonttori vaatii, että kunnat toimittavat kaikista tileistä palveluluokitukset. Palveluluokitukset sisältävät kaikki palvelut mitä kunnissa on. 

 

Automaattisen talousraportoinnin haasteet

 

Haasteena automaattisessa talousraportoinnissa on se, että kaikki kuntien taloustiedot on raportoitava erittäin tarkasti. Yleensä raportoinnista vastaavat kunnissa kirjanpitäjät tai korkeammalla tasolla työskentelevät talouden asiantuntijat.

 

Käytännössä osa raportoitavista tiedoista löytyy jo järjestelmästä, mutta esimerkiksi palveluluokitukset, joiden määrä on kasvanut huomattavasti, täytyy tiliöidä muutosten myötä paljon tarkemmalla tasolla kuin aiemmin. Virheiden riski kasvaa, jos kirjanpitäjä suorittaa raportoinnin manuaalisesti. Automaattisen talousraportoinnin järjestelmä on kunnille paljon parempi, nopeampi ja varmempi vaihtoehto.

Yksi automaattisen talousraportoinnin mukanaan tuomista haasteista on myös se, kuinka kuntien talousjärjestelmät taipuvat muutoksiin.

 

Mikä on Abilitan ratkaisu?

 

Abilitan asiakkaiden ei tarvitse ymmärtää raportoinnin teknistä muotoa (XBRL), koska me Abilitalla huolehdimme siitä. Asiakkaamme saavat tarvittavat raportoitavat tiedot järjestelmästä automaattisesti. Kunnat pystyvät lähettämään raportoitavat tiedot siis suoraan käyttämästään Unit4 ERP -järjestelmästä. Kuntatieto on valmis toimiva osa Unit4 ERP:ssä.

 

Suuri osa Suomen kunnista tekee vaadittavat raportoinnit käsin, mikä vie lukuisia työtunteja vuosittain. Abilitan asiakkaat ovat saaneet raportoitavat tiedot jo yli 20 vuotta suoraan järjestelmästä, sen vuoksi tämä automaattista talousraportointia koskeva muutos ei ole niin suuri heille. Muille Suomen kunnille muutos taas on melkoinen. Raportoitavien Excel-solujen määrä on erittäin suuri, joten jos kaikki nämä raportoidaan käsin, se vie todella paljon aikaa ja myös virheiden riski kasvaa.

Niille kunnille, joilla on käytössään Unit4 ERP -järjestelmä, automaattisen talousraportoinnin muutokset eivät tuota juurikaan päänvaivaa. Unit4 ERP mukautuu asiakkaan tarpeisiin, koska järjestelmässä on aina mahdollista luoda uusia perustietoja, kun tulee uusia raportoitavia kokonaisuuksia. Parasta on kuitenkin se, että Abilitan asiakkaana sinun ei tarvitse stressata muutoksista ollenkaan, sillä me huolehdimme, että kaikki tarvittavat tiedot/solut, kuten palveluluokitus, tililuokitus ja sektoriluokitus, saadaan lähetettyä suoraan järjestelmästä. 

Käytännössä Abilitan asiakkaiden raportointi XBRL-muodossa lähetetään web servicen avulla Valtionkonttorille, kuten tulosrekisteri tällä hetkellä. Unit4 ERP:n käyttäjille järjestelmässä on toiminto, jossa “Lähetä” -painiketta painamalla käyttäjä lähettää raportit. Käyttäjän ei tarvitse miettiä missä muodossa luvut lähtevät, vaan järjestelmä huolehtii, että luvut lähtevät vaaditussa XBRL-muodossa. Asiakkaillemme riittää, että he ymmärtävät miten tiliöidään. Me hoidamme kaikki tekniset asiat. Järjestämme myös automaattisen talousraportoinnin ja järjestelmän käytön koulutuksia asiakkaillemme, jotta järjestelmän rakenne tulee heille tutuksi.

 

 

Lue lisää ratkaisustamme:

Unit4 erp