Kuntien ERP

Palveluorganisaatioiden uuden sukupolven ERP-toiminnanohjausratkaisu

Palveluorganisaatiot, kuten kunnat, tarvitsevat ihmislähtöisen ohjelmistoratkaisun, joka tarjoaa työkalut kommunikointiin, suunnitteluun ja ongelmanratkaisuun. Unit4 ERP:n lähestymistapa on erilainen. Unit4 ERP alkaa organisaatiosta ja sen tarpeista. Ratkaisu on rakennettu julkisia organisaatioita varten ja se on suunniteltu käyttäjäystävälliseksi alusta alkaen.  Skaalautuvilla ja joustavilla ohjelmistoratkaisuilla julkiset tahot voivat tehdä paljon enemmän yhä vähenevillä resursseilla. Nyt sinä vastaat säännöistä!

 

Unit4 ERP tarjoaa ratkaisut seuraaviin ydintoimintoihin:

Taloushallinto sekä HR ja palkanlaskenta samassa ERP-järjestelmässä ja samassa tietokannassa antaa huomattavia etuja mm. raportointia ajatellen.  Ei integrointeja, ei tietojen siirtoa eikä erillistä raportointijärjestelmää, vaan kaikki yhteenvedot samasta järjestelmästä. Myös kuntien taloustietojen raportointi (Kuntatieto) on valmis toimiva osa Unit4 ERP:ssä.

 

Toiminnanohjausjärjestelmä, joka menestyy muutoksessa

Kuntien sekä muiden julkisen sektorin organisaatioiden on vaikea saavuttaa tavoitteitaan, kun tiedot on hajautettu useaan huonosti integroituun ja joustamattomaan järjestelmään.

 

Toimittuamme yli 30 vuoden ajan julkisen sektorin organisaatioiden kanssa, ymmärrämme kuinka tärkeää on:

• kyetä nopeaan suunnitteluun ja toteutukseen jatkuvassa muutoksessa
• ylläpitää ja kehittää toiminnan läpinäkyvyyttä sekä ohjattavuutta
• tehdä päätöksiä luotettavan, ajantasaisen ja oikean tiedon perusteella

Samalla on keskityttävä päivittäisiin tehtäviin mahdollisimman tehokkaasti, olosuhteista riippumatta.

 

Unit4 ERP on joustava toiminnanohjausjärjestelmä, jota on helppo muokata organisaation erityistarpeiden ja muuttuvien olosuhteiden mukaan. Kun organisaation kaikki keskeiset toiminnot on integroitu samaan ohjausjärjestelmään, yhteen toimintomoduuliin tehty muutos siirtyy automaattisesti myös järjestelmän muihin osiin.

 

Nykyään kiinnitetään entistä enemmän huomiota tietojärjestelmien muutoskustannuksiin, koska on ymmärretty, että muutostilanteiden yhteydessä syntyvät kustannukset ovat iso osa kokonaiskustannuksia. Unit4 ERP on järjestelmä, joka säilyy kokonaiskustannuksiltaan edullisena myös muutostilanteissa.

 

Unit4 ERP on Pohjoismaiden käytetyin ERP-ratkaisu julkisella sektorilla ja täysin lokalisoitu Suomen kuntasektorille.

 

Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt

• Eri osa-alueiden vaiheittainen käyttöönotto – Hallittu ja perusteellinen kartoitus sekä siirtymävaihe.
• Kaikki tieto samassa järjestelmässä - Parantaa organisaation tehokkuutta ja raportointia.
• Yksi ainoa kirjautuminen, yksi ainoa käyttöliittymä – Helppo käyttää.
• Sama rakenne ja samat perustiedot koko järjestelmässä – Ei päällekkäisyyksiä.
• Monipuoliset ja räätälöitävät raportit - Ajantasaista ja relevanttia tietoa päätöksentekoon.
• Käyttäjän muokattavissa - Kustannustehokas ja joustava.
• Kattavat työnkulun määritykset – Prosessien hallinta ja ohjaus.
• Kuntaomisteisen hankintayhtiön kilpailuttama - In-house hankinta mahdollinen.

Lisäksi

• Leikkaat veronmaksajien taakkaa - ensiluokkaisia toiminnallisuuksia kilpailijoita huomattavasti pienemmillä kokonaiskustannuksilla.
• Palvelet kuntalaisia paremmin - intuitiivinen mobiiliteknologia yhdistettynä tehokkaisiin rarportointi -ja analytiikkatyökaluihin tehostaa työntekoa.
• Vapautat virkamiesten potentiaalin - Prosessien automatisointien ja itsepalvelun avulla työntekijät voivat keskittyä monimutkaisempiin työtehtäviin, mikä tuottaa lisäarvoa ja parantaa työtyytyväisyyttä.
• Käytät tietoja turvallisesti - tietoturvariskitöntä läpinäkyvyyttä sekä pilvipalveluna että asiakkaan toimitiloihin asennettuna palveluna.

 

Liiketoiminnassa ihmisiä varten – In business for people

UNIT4 konsernin kotisivut

ERP - Kysymykset ja vastaukset

 

1. Mikä on ERP?

 

ERP (Enterprise Resource Planning) tarkoittaa yleensä laajempaa ohjelmistokokonaisuutta, joka korvaa useamman erillisen järjestelmän. Esimerkiksi talousjärjestelmä, HR sekä palkanlaskenta voivat muodostaa yhden eheän ERP-ratkaisun. 

 

2. Miksi ERP?

 

ERP korvaa useamman erillisjärjestelmän, jolloin päästään eroon rajapinnoista ja tietojen päivityksistä järjestelmien välillä. Hallittavuus, audit trail, ylläpito sekä raportointi paranevat huomattavasti. ERP on monella alalla, julkinen sektori mukaan lukien, ainoa järkevä valinta.

 

3. Laajemman ja saumattoman kokonaisuuden etuja ovat?

• Sama käyttöliittymä.
• Samat perustiedot.
• Tieto syötetään vain kerran.
• Tietojen välitön päivittyminen ohjelmamoduulien välillä.
• Täydellinen kontrolli (esim. kierrossa olevat laskut näkyvät koko ajan ajantasaisesti).
• Ei erikseen ostettavia ja ylläpidettäviä rajapintoja eikä tietojen siirtämistä ja päivittämistä erillisjärjestelmien välillä.
• Raportointi on aivan eri tasolla, kun koko tietomassa on hyödynnettävissä.

4. Mitä on huomioitava ERP-valintaa tehdessä?

• Laajuus
  
  Yksi tärkeimmistä päätettävistä asioista ERP-ratkaisua hankittaessa on sen laajuus. Eli mitkä kaikki prosessit ja (liike)toiminnot halutaan hoitaa yhdellä ratkaisulla. Tämä päätös ja rajaus vaikuttaa lopulta myös toimittajien määrään ja ratkaisuvalikoimaan.
  
  Joitakin prosesseja ja toimintoja on järkevämpi hoitaa nk. best-of-breed ratkaisuilla, eli erillisjärjestelmillä, jotka ovat varta vasten siihen tarkoitukseen kehitettyjä. Yleisellä tasolla on vaikea neuvoa tässä asiassa, koska organisaatiot ja niiden tarpeet ovat niin erilaisia. Lähtökohtana tulisi kuitenkin olla johtamisen ja raportoinnin näkökulma. Mikä kokonaisuus palvelee parhaiten raportointia ja tiedolla johtamista? Minkä prosessien tai toimintojen välillä tiedonsiirto rajapintojen kautta on hankalaa, teknisesti vaikeaa tai kallista? Mitkä tiedonsiirrot aiheuttavat haittaa prosessien sujuvaan hallintaan.
  
  
• Kohderyhmä
  
  Kun ratkaisuja vertaillaan, on myös järkevää huomioida, kenelle ne on alun perin kehitetty. Julkisella sektorilla on esimerkiksi aivan eri tarpeet kuin vaikka valmistavalla teollisuudella. Kaikki ratkaisut eivät suinkaan sovellu kaikille, vaikka ne täyttäisivät lainsäädännön kriteerit.
  
  
• Joustavuus
  
  Joustava ERP-järjestelmä vaikuttaa olennaisesti kahteen asiaan:
  
  1. Kuinka hyvin järjestelmä on muokattavissa, kun toimintaympäristö ja organisaatio muuttuvat? Pahimmassa tapauksessa tietojärjestelmä jarruttaa tai estää organisaation kehityksen ja optimaalisen toiminnan.
  
  2. Minkälaiset kustannukset asiakkaalle koituu järjestelmän muokkaamisesta? Kustannukset saattavat olla huomattavia, mutta harva selvittää niitä hankintaa tehdessä eikä niitä oteta esiin tarjouspyynnöissä tai tarjouksissa.
  
  
• Tekniikka
  
  Tärkeimpiä huomioitavia seikkoja on tekniikan nykyaikaisuus. Eli onko tekniikka, johon järjestelmä perustuu, vielä käytössä ja ylläpidetäänkö sitä 10 vuoden päästä? Kuinka edistyksellinen järjestelmä/tekniikka on. Tänä päivänä järjestelmien on pystyttävä hyödyntämään uusinta tekniikka, kuten automatisointia, robotiikkaa, kuvan tulkintaa, puheen ohjausta jne.
  
  
• Toimittaja
  
  Järjestelmän valinnassa toimittajalla on iso rooli. Tietojärjestelmä on loppujen lopuksi vain työkalu, mutta toimittaja vastaa palvelusta ja järjestelmän kehityksestä. Kannattaa selvittää kuinka kokenut toimittaja on sekä kuinka osaavaa henkilöstöä heillä on.
  
  Toimittajan kyvystä kertoo myös se, kuinka he ovat huomioineet ja toteuttaneet kansalliset kehitysprojektit, kuten Kanta-arkiston, tulorekisterin, Varda-liittymän ja automaattisen talousraportoinnin (XBRL). Pysyykö toimittaja ajan tasalla lainsäädännön muutoksista ja pystyvätkö he konsultoimaan asiakasta lakimuutosten vaikutuksista? Entä onko toimittajalla sekä kyky että halu kehittää tietojärjestelmäratkaisunsa juuri asiakkaidensa toimintaan soveltuvaksi?
  
  Toimittajan tarjoama toimiva ja palveleva tuki on edellytys asiakkaan hyvään työsuoritukseen. Monellako tasolla tuki on järjestetty? Millä tasolla asiantuntijat sijaitsevat? Mitkä palveluvastineet toimittaja lupaa? Kaikki nämä seikat vaikuttavat tuen sujuvuuteen.