Ajankohtaista
Unit4 ERP helpottaa ja tehostaa kuntien taloushallintoa
05.08.
Kuntien hallinnon ja taloushallinnon haasteet ovat moninaiset. Taloushallinnon ohjelmistot ovat vanhentuneita ja vaativat paljon manuaalista työtä. Palkkahallinto, HR ja taloushallinto ovat usein eri järjestelmissä ja tiedon jäljittämiseen kuluu aikaa. Vanhat ohjelmistot eivät myöskään pysy jatkuvasti muuttuvien säädösten perässä. Lisäksi taloushallinnon henkilöstön eläköityminen vauhdittaa prosessien automatisoinnin ja tehostamisen tarvetta.
Abilita tarjoaa ratkaisun näihin haasteisiin julkisia organisaatioita varten kehitetyllä Unit4 ERP -järjestelmällä, joka on kustannustehokas uuden sukupolven julkishallinnon toiminnanohjausjärjestelmä. Unit4 ERP on suunniteltu tehostamaan monia kunnallisia prosesseja. Taloushallinto, HR sekä palkanlaskenta ovat samassa järjestelmässä, joten kunnat välttyvät integrointien tuomilta haasteilta ja saavat kaikki raportit samasta järjestelmästä.
Abilitan Unit4 yksikön johtaja Malin Blomqvist kertoo, miten Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän avulla kunnan taloushallinnon prosessit tehostuvat ja automatisoituvat.
Abilita on ajan tasalla muuttuvista säädöksistä ja kuntien tarpeista
Unit4 ERP on Suomessa vielä suhteellisen uusi toiminnanohjausjärjestelmä, vaikka naapurimaissa Ruotsissa ja Norjassa sillä on jo markkinajohtajan asema. Abilita on sovittanut ja konfiguroinut järjestelmää nimenomaan suomalaisten kuntien tarpeisiin soveltuvaksi. Ensimmäinen asiakas, Kokkolan kaupunki, otti järjestelmän käyttöön lähes kymmenen vuota sitten.
Abilitan yksikön johtaja on johtanut järjestelmän kehitystä ja konfigurointia julkisen sektorin tarpeisiin. Hänen mukaansa Unit4 ERP skaalautuu sekä isojen että pienempien kuntien vaatimuksiin.
Kuntien on vaikea pysyä perässä jatkuvasti muuttuvissa vaatimuksissa. Abilita on aina ajan tasalla säädöksistä ja huolehtii, että järjestelmä tuottaa lakisääteiset raportit automaattisesti.
— Lisäksi järjestelmä hoitaa automaattisesti kunnallisen puolen arvonlisäverolaskelmat sekä palkanlaskennan erilaiset sopimukset, Blomqvist kertoo.
Järjestelmäosaamisen lisäksi Abilita tuntee kuntien tarpeet sekä työarjen.
— Itse hallitsen järjestelmän lisäksi myös julkisen sektorin kirjanpidon. Emmehän voisi tehdä toimivaa järjestelmää tietämättä, mihin tarpeeseen kunnat tarvitsevat järjestelmää. Meiltä kysytään usein neuvoa järjestelmän lisäksi myös käytännön asioissa. Ja totta kai autamme aina kun voimme, Malin Blomqvist tähdentää.
Kaikki tieto yhdessä järjestelmässä
Yksi Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän suurimmista eduista on, että kaikki tieto on samassa järjestelmässä. Kunnilla on tyypillisesti käytössä useita erillisiä järjestelmiä kirjanpitoa, laskutusta ja ostolaskujen käsittelyä varten. Tämä johtaa tiedon hajanaisuuteen ja aikaa vieviin täsmäytyksiin. Unit4 ERP yhdistää kaikki nämä toiminnot yhdeksi järjestelmäksi, mikä vähentää virheiden mahdollisuutta, tehostaa tiedonhallintaa ja helpottaa raporttien laatimista.
Järjestelmä helpottaa kirjanpitoa aukottoman kirjausketjun ansiosta.
— Pääkirjassa näkyy aina, mistä yksi rivi tulee, joten aikaa säästyy valtavasti, kun tietoa ei tarvitse etsiä erillisistä järjestelmistä, Malin Blomqvist kertoo.
Malin Blomqvist rohkaisee kuntia etsimään uusia tehokkaampia toimintatapoja toiminnanohjausjärjestelmän päivityksen yhteydessä.
Automatisointi vähentää työtunteja
Kuntien taloushallinnossa esimerkiksi ostolaskujen käsittely vie perinteisesti paljon aikaa. Unit4 ERP mahdollistaa laskujen sähköisen käsittelyn, jonka ansiosta manuaalisen työn tarve vähenee merkittävästi. Järjestelmään voidaan luoda sääntöjä, jotka ohjaavat laskut suoraan oikealle henkilölle tarkastettavaksi, ilman työllistäviä välikäsiä. Tämä ei ainoastaan nopeuta prosesseja, vaan myös vähentää virheiden riskiä.
Malin Blomqvist korostaa kuitenkin, että järjestelmän hyödyntämisessä tarvitaan myös rohkeutta muuttaa toimintaprosesseja ja hyödyntää automatisointia.
— Pitää uskaltaa luoda järjestelmälle sääntöjä, joiden puitteissa laskut menevät oikealle henkilölle tarkastettavaksi. Mikään automaatio ei voi toimia ilman annettuja sääntöjä. Joskus voi olla vaikea muuttaa toimintatapoja ja luottaa siihen, että järjestelmä tarkistaa automaattisesti laskut tiettyjen sääntöjen puitteissa ja laittaa erikseen jollekin hyväksyttäväksi, jos laskussa ilmenee jotain poikkeavaa.
Automatisointi helpottaa kuntia myös esimerkiksi verotukseen liittyvissä asioissa.
— Järjestelmä laskee automaattisesti arvonlisäveron oikein, eikä jokaisen käyttäjän erikseen tarvitse miettiä sitä, onko kyseessä esimerkiksi palautuskelpoinen tai vähennyskelpoinen kirjaus, Blomqvist kertoo.
Abilita rohkaisee uusien toimintatapojen etsimiseen
Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessin sujuvuus riippuu pitkälti asiakkaan prosesseista. Valmista kuntamallia hyödynnettäessä järjestelmän käyttöönotto voi sujua hyvinkin nopeasti.
— Yleensä järjestelmä halutaan kuitenkin sovittaa kunnan vanhoihin toimintamalleihin soveltuvaksi tai järjestelmänvaihdon yhteydessä halutaan tehdä organisaatiomuutoksia tai muutoksia vaikkapa tiliöintirakenteessa. Nämä pidentävät käyttöönottoprosessia, Blomqvist kertoo.
Järjestelmätasolla Unit4 ERP auttaa kuntia vastaamaan nykyajan haasteisiin ja luo pohjan tehokkaammalle ja luotettavammalle taloushallinnolle. Onkin pitkälti kuntien muutosvalmiudesta kiinni, miten tehokkaasti automatisoinnin ja modernin teknologian tuomat edut halutaan hyödyntää.
Abilita haluaa kannustaa kuntia uudenlaiseen ajatteluun ja uskallukseen muuttaa asioita.
— Jos on tehty kovin kauan tietyllä tavalla asioita, niin olisi hyvä uskaltaa rohkeasti kyseenalaistaa toimintatapoja ja muuttaa niitä, Malin Blomqvist rohkaisee.
Abilitan tarjoamana UNIT4 ERP sisältää:
• Taloushallinnon
• Henkilöstöhallinnon
• Palkanlaskennan
• Projektit
• Hankinnat ja ostot
Lisäksi sopimukseen sisältyy kattava käyttöönottokoulutus sekä Service Desk -tukiportaali pääkäyttäjille. Jatkokehitämme järjestelmää kuntien tarpeiden sekä viranomaisvaatimusten mukaan.
Kiinnostuitko?
Mikäli haluat lisätietoa Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmästä, ota yhteyttä, niin kerromme lisää!
Takaisin tiedotteisiin
