Ruskossa Päikky tehostaa ja nopeuttaa hallinnon työtä

Ruskon kunta säästää useita työtunteja kuukaudessa siirryttyään varhaiskasvatuksen tarpeisiin suunniteltuun Päikky-toiminnanohjausjärjestelmään. ”Järjestelmä nopeuttaa ja sujuvoittaa hallinnon puolella tehtäviä rutiinitehtäviä merkittävästi. Olemme kokonaisuutena erittäin tyytyväisiä Päikkyyn”, kertoo palveluohjaaja Jenni Merikallio-Tuominen.

 

Kaisa Rounas, Maarit Ketola, Mari Renberg ja Soile Tuominen ovat tyytyväisiä siihen, kuinka paljon Päikky on vähentänyt manuaalisen työn määrää varhaiskasvatuksen hallinnossa.

 

Aiempi, auttamatta vanhentunut ja kankea toiminnanohjausjärjestelmä tuli tiensä päähän, kun sen tuki päättyi. Viime toukokuussa käyttöönotettu Päikky on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi, ja sen ansiosta Ruskon kunnan hallinnolliset prosessit ovat tehostuneet merkittävästi.

 

 

Päikky säästää kymmeniä työtunteja

Rusko on pieni kunta Varsinais-Suomen maakunnassa. Kunnallisessa varhaiskasvatuksessa on noin 290 lasta ja 80 työntekijää, ja lisäksi yli 100 lasta on yksityisen varhaiskasvatuksen palvelusetelin piirissä.

 

Aiempi järjestelmä aiheutti hallinnolle huomattavan paljon manuaalista työtä. Päikyn myötä työmäärä on vähentynyt merkittävästi.

 

— Aiemmin laskutus vei kolmesta viiteen päivää ja sisälsi paljon manuaalisia vaiheita. Tietoja piti tulostaa, tarkistaa käsin ja tehdä korjauksia järjestelmän virheiden vuoksi, kertoo hallinnon tehtäviä hoitava Merikallio-Tuominen.

 

— Nyt Päikyn avulla laskutus hoituu suurimmaksi osaksi automaattisesti. Ohjelma laskee tiedot luotettavasti, ja meiltä vaaditaan vain pieniä tarkistuksia. Koko prosessi on valmis muutamassa tunnissa. Tämä on säästänyt valtavasti aikaa ja vähentänyt virheiden mahdollisuutta.

 

Päikyn käyttö on loogista ja tarvittavat asiat löytyvät helposti.

 

 

Nopea käyttöönotto ja kattava tuki

Päikyn käyttöönotto eteni sujuvasti selkeän projektisuunnitelman ja Abilitan nimeämän projektipäällikön ansiosta.

 

— Kaikki eteni järjestelmällisesti, ja saimme Abilitalta tukea aina tarvittaessa. Kävimme tapaamisissa läpi seuraavat askeleet, ja Abilita muistutti hoidettavista asioista. He joustivat aikatauluissa, mikä helpotti meidän työtämme, Ruskon varhaiskasvatusjohtaja Maarit Ketola kertoo.

 

Projekti käynnistettiin tammikuussa, ja järjestelmä otettiin käyttöön toukokuussa.

 

— Abilitalta saimme paljon apua ja tukea lasten tietojen siirtämisessä uuteen järjestelmään. Käyttöönotto sujui jouhevasti ja koulutukset olivat hyödyllisiä, Ketola jatkaa.

 

 

Päikky on looginen ja käyttäjäystävällinen

Hallinnollinen johtaja Mari Renberg kehuu Päikyn helppokäyttöisyyttä:

 

— Ohjelma on looginen ja tarvittavat asiat löytyvät helposti, ilman erillistä ohjeiden hakemista.

 

Myös huoltajat ovat antaneet positiivista palautetta. Yksi merkittävimmistä parannuksista on tulotietojen käsittelyn automatisointi.

 

— Huoltajien ei enää tarvitse toimittaa tulotietoja meille, vaan järjestelmä hakee ne suoraan tulorekisteristä. Tämä on säästänyt aikaa sekä meiltä että huoltajilta, Maarit Ketola kertoo.

 

Päikky saa varhaiskasvatuksen tiimiltä positiivista palautetta.

 

— Se on tehostanut työtämme ja vähentänyt manuaalisia virheitä huomattavasti. Erityisesti hallinnon näkökulmasta voin suositella Päikkyä lämpimästi, Ketola summaa.